Mijn antwoord aan de vragensteller deel ik ook even met jou. Wie weet help ik jou hier ook mee. Komt ie: ‘Als je honderd mails per dag krijgt, dan kan het bijna niet anders dan dat er onnodige e-mails tussen zitten. Of e-mails waardoor je gedurende de dag niet gestoord wilt worden. Dat zou ik écht anders in gaan richten’.
Je kunt regels instellen om er voor te zorgen dat deze mails niet in je inbox komen. Je laat ze door Outlook dus naar een map sturen die je bijv. 1 x / week doorneemt. Denk dan aan e-mails vanuit een automatisch systeem (facturen, HR-signalen, nieuwsbrieven) of CC-mail. Hier zit totaal geen urgentie op en het scheelt al veel ruis in het postvak IN en enorm veel tijdverlies omdat je veel minder aan het switchtasken bent.
Wat ik zelf doe in geval van heel veel mail in de inbox (vooral na een vakantie)
Selecteer op Onderwerp, daarna op Van en daarna op Pictogram.
Dan worden de discussies onder elkaar gezet. Je neemt een besluit over de bovenste mail en de rest van de discussie kan weg. Wel even opletten of er nog een bijlage bijzit dit je wilt bewaren. En soms is het onderwerp toevallig hetzelfde. Maar in de meeste gevallen werkt dit hartstikke goed. Zo worden ook alle afwezigheidsmeldingen onder elkaar gezet en bijvoorbeeld alle geweigerde afspraken. Deze kun je in 1 x weggooien. In mijn training leer ik je de perfecte weergave waardoor dit nog gemakkelijker gaat. Zo organiseer je razendsnel je inbox leeg. (Regels instellen en allerlei andere automatiseringen komen natuurlijk ook aan de orde)
En maak afspraken met je collega’s over het e-mailen. Ik heb ooit een e-mailbeleid geschreven voor een organisatie om het e-mailverkeer te verminderen en de kwaliteit van het e-mailverkeer te verhogen. Ik heb dit deels verwerkt in een blog.
Ik ben benieuwd of het filmpje wat ik hierin deel herkenbaar is voor jou.
Zet het eens op de agenda van het teamoverleg. Je mag de afspraken 1 op 1 overnemen en reken maar dat dit wat oplevert.
Ik sloot mijn antwoord aan de vragensteller af met de volgende woorden:
En verder ben ik er om je te helpen 😊Laat gerust weten of ik iets voor jou / jouw organisatie kan doen.
Dit geldt natuurlijk ook voor jou!
De vragensteller nam deel aan mijn live masterclass 5 bewezen praktische tips voor het slimmer organiseren van het werk. Deze masterclass wordt deze zomermaanden iedere dinsdag en woensdag om 10.00 uur uitgezonden.
Wil jij ook aan deze masterclass deelnemen? Je kunt je vragen gewoon stellen in de chat en je ontvangt mijn antwoord dus via de mail terug. En je ontvangt een supergaaf aanbod 🎁
Wat komt er in deze masterclass aan de orde:
De zomermaanden is de perfecte periode om je werkplek/werkwijze/werkplanning weer even helemaal strak te trekken. Ben je erbij? Het is helemaal gratis!
Superleuk als je erbij bent!
