Zelf heb ik al jaren een app-groep met mijzelf en ik heb deze vaak hiervoor gebruikt. Maar er is nog een hele eenvoudige oplossing: Braintoss! En deze vind ik werkelijk ideaal.
Braintoss is een app waarmee je herinneringen aan jezelf kunt sturen. Op het moment dat je een idee, gedachte, of iets anders hebt, dat je niet wilt vergeten, dan open je de app en heb je keuze uit 3 opties. Inspreken, typen of een foto maken. Braintoss mailt dan het gesproken bericht, het getypte bericht, of de foto naar jouw e-mailadres. Ik spreek eigenlijk altijd in. De app staat bij mij vooraan op mijn iPhone en ik vind het een ideale tool voor alle ‘mind dumps’ onderweg. En de verzamelplek voor deze mind dumps? Juist jouw inbox. Zo vind je de niet-te-vergeten-acties weer terug tijdens het moment van e-mailverwerking.
Het werkt trouwens zowel voor iPhone als voor Android. De app is niet gratis. Je schaft deze aan voor € 2,29, maar het is zeker de moeite waard!
En dan leg je ook deze acties tijdens het moment van e-mailverwerking vast in een overzichtelijk systeem. Ik noem het ook wel een extern brein creëren. Wat hebben we veel aan ons hoofd. We weten ook dat hoe meer je aan je hoofd hebt, hoe minder je gedaan krijgt. En dat geeft vervolgens stress.
Ik geloof dat jij het jezelf, door het inzetten van zo’n systeem, een stuk gemakkelijker kunt maken. Een systeem dat voor jou werkt, waar je alles in plant en dat alles voor jou onthoudt. De hoeveelheid werk en to do’s geven niet eens de meeste stress, maar niet afgemaakt en ingepland werk geeft stress.
Het doel is om alle rompslomp uit je hoofd te organiseren. Als ik een manager help, hengel ik soms wel meer dan honderd open eindjes, acties en ideeën naar boven. Allemaal stukjes informatie die aandacht vragen. En van al die versnipperde aandacht word je niet bepaald productiever en betrouwbaarder.
Ons hoofd is niet gemaakt om aan al die losse eindjes te denken en ideeën in te bewaren. Je kunt het beter gebruiken om ideeën in te creëren. Daar heb je letterlijk en figuurlijk ruimte voor nodig. Maar hoe kunnen we dan ons hoofd leeg houden, of een zogenaamd extern brein creëren?
Gelukkig hebben we daar hele mooie hulpmiddelen voor. Mijn advies is in ieder geval om alles in één systeem te organiseren. Ik zie vaak dat gebruik wordt gemaakt van schriften, kladblokken, to-do blokken, gele briefjes, de agenda, een enorme takenlijst, diverse apps enzovoort. Overal staat wat, waardoor je het overzicht verliest.
De duizenden managers en professionals die ik tot nu toe in één van mijn programma's heb gehad werken met MS Outlook. Daarin kan je alle zaken (afspraken, e-mail, acties, checklists, projecten, taken, ideeën, losse eindjes) een “naam en een plek” geven. Dit systeem valt zo in te richten dat je niets hoeft onthouden, maar ook niets gaat vergeten. Hoe fijn is dat!
Als jouw systeem compleet en goed is ingericht, dan betekent dit dat al jouw acties daarin staan en jouw inbox leeg is. Dus alle acties die je 'onderweg' hebt verzameld, de acties uit jouw papieren, notities, inbox, projecten, afspraken, vergaderingen enzovoort. Verder is alle ruis weg georganiseerd (alles wat niet van jou is, of niet meer van toepassing is). Ik noem dit het bereiken van het '0-punt'. Dat is het moment waarop je weer een compleet overzicht hebt van alles wat speelt, dat over alles een beslissing is genomen en je (digitale) werkplek helemaal is opgeruimd.
Het werkt bevrijdend. Het schept orde, brengt overzicht, geeft voldoening, rust en zorgt dus voor minder stress. Wat zijn mijn klanten bij het bereiken van dit punt altijd opgelucht.
Zou je dat ook graag willen? Kijk anders even op mijn website Organiseer het Goed voor de verschillende mogelijkheden.
En wil je er gelijk mee aan de gang, dan kun je binnen 5 minuten starten met de onlinetraining timemanagement en organiseren met Outlook.
