Het is alweer december en misschien ga jij straks genieten van een welverdiende kerstvakantie. Het is handig om je hier op voor te bereiden. Hoe fijn is het om het werk voor de kerstvakantie relaxed af te sluiten en het nieuwe jaar relaxed weer op te starten!
Met onderstaande 10 tips gaat dat vast en zeker lukken
- Geef ruim op tijd bij je medewerkers en collega’s aan dat je vakantie hebt, om urgente last minute acties te voorkomen
- Laat jouw vervanger alle relevante e-mail, aandachtspunten en andere zaken tijdens jouw vakantie verzamelen in bijvoorbeeld een ‘taak-item in Outlook’ en leg alvast de afspraak voor overdracht vast
- Laat je inbox tijdens jouw vakantie niet vollopen met allerlei nieuwsbrieven en CC-mail, maar laat ze binnenkomen in een speciale map. Deze e-mails vereisen immers niet gelijk actie bij terugkomst van je vakantie. Waarschijnlijk vind je dit zo handig dat deze instelling blijvend wordt
- Plan de eerste week van het nieuwe jaar niet teveel. Zorg voor een ‘ademende’ agenda, oftewel een agenda met lucht
Acties laatste werkdag voor jouw vakantie:
- Breng je inbox naar 0
- Zorg ervoor dat er geen 'open eindjes en klusjes' meer zijn. Los het nog op of leg ze vast in de planning
- Plaats de acties die je hebt uitgezet bij anderen in jouw opvolgsysteem, zodat je dit niet hoeft onthouden
- Vermeld in jouw Out of Office:
- Wanneer je weer bereikbaar bent. Laat jouw Out of Office tot de 2e werkdag na je vakantie aan. (zodat je in alle rust op je eerste werkdag je inbox weer naar 0 kunt brengen, je in kunt lezen en alle acties kunt afhandelen / inplannen)
- Wie jouw vervanger is en hoe hij/zij te bereiken is
- Wist je dat je een belangrijke mail van een bepaalde afzender, of met een bepaald onderwerp, direct kunt laten doorsturen naar jouw vervanger? Ideaal voor als iets gelijk moet worden opgepakt
Eerste werkdag na jouw vakantie:
- Waarschijnlijk tref je na jouw vakantie een volle inbox aan. Sla het advies 'begin altijd bovenaan bij het organiseren van je e-mail' in de wind, maar sorteer op onderwerp. Je hoeft in de meeste gevallen alleen maar een besluit over de bovenste e-mail te nemen, de rest kun je in één keer verwijderen. (let op evt. bijlagen die je nog wilt gebruiken / archiveren)
- Check of de acties uit jouw opvolgsysteem zijn uitgevoerd
Als je de tips toepast, is alles op de 1e werkdag al weer opgeruimd en ingepland, zodat je direct weer goed georganiseerd en vol goede moed kunt beginnen.
Wil je nu écht slimmer leren werken en het nieuwe jaar met een schone lei beginnen? Dan heb ik een supergaaf aanbod voor je. In mijn online training timemanagement en organiseren met Outlook leer ik je slim organiseren, wekelijks vele uren tijd winnen en ga je jouw Outlook opruimen en strak inrichten. Zodat je zin hebt om aan het nieuwe jaar te beginnen. Velen gingen je voor (en vooral rond deze tijd 😊)
En dan wens ik jou een fantastische kerstvakantie!
