Ik heb het idee dat voor een afspraak of een overleg standaard 1 uur (of 1,5 of 2 uren) wordt gepland. Dat komt mede door de standaard-instelling in Outlook. Het gekke is dat je die tijd dan ook gebruikt. Maar wat als je 50 minuten reserveert voor de afspraak of het overleg? En weet je dat je dit zelf in kunt stellen?
Deelnemers aan mijn trainingen zullen zich herinneren dat ik de volgende tijdwinst-tip geef:
Maak 50 minuten afspraken. Kondig bij aanvang van het overleg / de afspraak aan dat je in 50 minuten wilt afronden. In de resterende 10 minuten voer je gelijk de afgesproken actiepunten uit.
Mijn e-mails, bespreekpunten en documenten die ik wil behandelen voeg ik altijd toe aan mijn afspraak (het agenda-item in Outlook). Zo begin je altijd goed voorbereid, vergeet je niets, het kost weinig voorbereidingstijd, je hebt namelijk alles direct bij de hand en lukt het ook om nog even gezellig te doen 😊
Na afronding handel je vanuit het agenda-item de e-mails en acties af en je bent weer ‘clean’ voor de volgende afspraak. Je creëert geen ellenlange To Do lijsten voor een later tijdstip en je voorkomt het gevaar dat je niet meer precies weet hoe het ook alweer was afgesproken. Je verdient daardoor dus meer dan 10 minuten.
Je kunt de afspraak in Outlook verkorten naar bijvoorbeeld 20 of 50 minuten. Je stelt dit zelf in.
Zo doe je dat:
Ga hiervoor naar de agenda, klik op Bestand en dan op Opties. Bij Agenda-opties bepaal je de standaardduur voor nieuwe afspraken en vergaderingen. Dit staat nu waarschijnlijk op een half uur.
Daaronder kun je nu aanvinken dat je afspraken en vergaderingen wilt verkorten. Dat kan door standaard later te beginnen of juist eerder te eindigen. Geef daarna aan hoeveel je de tijd wilt verkorten: 5, 8 of 10 minuten. Voor vergaderingen die langer dan een uur duren kun je kiezen voor 5, 10 of 15 minuten.
Hoe ziet dit er dan uit?
Plan je nu een nieuwe afspraak, dan kun je kiezen of je echt een (half) uur wilt plannen of ongeveer een (half) uur. Het hoeft dus niet voor alle afspraken te gelden, je kiest gewoon bij welke vergadering of afspraak dat wel kan en bij welke niet.
Probeer het maar eens. En dan ben ik benieuwd hoeveel tijd jij over gaat houden. Succes!
Krijg je nu ook zin om veel meer te leren? Kijk dan voor meer tips op mijn website Organiseer het Goed! Of neem gerust contact met me op via info@organiseerhetgoed.nl
Wil je binnen 3 minuten starten met het slim plannen en organiseren en het strak inrichten van je Outlookomgeving? Dat kan via de online training timemanagement en organiseren met Outlook. Hier vind je alle info en de mogelijkheid tot aanschaf.
