De afgelopen maanden heb ik tientallen managers in groepen getraind met aansluitend het borgingsprogramma om de nieuwe werkwijze vast te houden en  voor de 'puntjes op de'. Iedereen heeft op de laatste werkdag van de werkweek aan het eind van de middag een weekafsluiting in de agenda gepland. De manier om gegarandeerd met een leeg hoofd het weekend in te gaan!

Doe tijdens de weekafsluiting een review op al je lopende werkzaamheden en maak je systeem weer up-to-date. Plan de afspraak ‘weekafsluiting’ in je agenda. Het is een wekelijkse terugkerende afspraak met jezelf om de afgelopen werkweek terug te blikken en een werkweek vooruit te kijken. Hierdoor blijf je grip houden op je werk. Het is voor mij een gewoonte geworden. Hoe druk ik het ook heb en hoe laat het al is, ik doe het gewoon omdat het me rust en overzicht oplevert.

Hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt? Een half uur is in de meeste gevallen voldoende, in het begin heb je waarschijnlijk wel meer tijd nodig om alles te ordenen en te organiseren. Voor mij is het intussen 'minutenwerk'.

Wekelijkse review

Wat valt binnen de wekelijkse review en kopieer deze punten gerust als reminder in je agenda-item.:

• Inbox legen
• Doornemen planning afgelopen week: Wat is blijven liggen aan taken en acties? Pak het eventueel nog op, of plan het voor de volgende week in
• Doornemen takenlijst, nieuwe prioriteiten stellen en checken of afgehandelde taken als voltooid gemarkeerd of verwijderd zijn
• Doornemen planning komende week. Is het haalbaar? Zo nee, valt er iets te schrappen of te delegeren? Zo nee, breng de personen aan wie je iets hebt toegezegd alvast op de hoogte dat het niet lukt en kom met een nieuw voorstel. Het is zo fijn om vroegtijdig te weten als iets niet lukt i.p.v. om ‘vijf voor twaalf’
• Check je map wacht op actie/reactie of alle zaken zijn opgevolgd. Reactie ontvangen: bericht verwijderen | Geen reactie ontvangen: reminder sturen en dat kan met 1 klik 😊

Deze wekelijkse review is een perfecte manier om je takenlijst op orde te krijgen en je agenda voor de komende week te plannen. En het is een uitstekend moment om in een paar minuten te reflecteren op je week. Hoe verliep je werkweek, wat ging goed en wat kan beter, zijn er opvallende patronen te ontdekken in je werkflow, wat was je grootste prestatie enz. Neem de waardevolle inzichten mee naar de volgende week.

Iedereen vindt dat je door deze review de week prettiger afsluit en met een beter plan de nieuwe week start. Je kunt het werk echt achter je laten (lees weekend vieren) en erop vertrouwen dat je begint met een nieuwe goed georganiseerde werkweek.

Ik wens jullie een heerlijk weekend toe!

Nu begrijp je vast ook wel dat deze weekafsluiting alleen werkt als jouw systeem 'staat'. In de weekafsluiting maak je dat systeem weer up-to-date. Ik help je daar graag bij. Kijk anders even onder 'Werk met mij' op mijn website Organiseer het Goed!