Werk vanuit doelen
Neem de tijd om eens goed na te denken over jouw activiteiten. In hoeverre dragen ze bij aan jouw doelen? Het heeft namelijk geen zin om veel tijd in iets te investeren, als jij of een ander er niets mee op schiet. De oplossing zoek ik in het formuleren van doelstellingen, plannen en niet alles zelf willen doen. Leren nee zeggen tegen bezigheden die je niet kunt of wilt uitvoeren. Prioriteiten stellen dus en indien nodig taken delegeren of schrappen.
De Eisenhowermatrix
Persoonlijk heb ik veel aan het boek “de zeven eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen R. Covey” gehad. Hij omschrijft op prachtige wijze hoe jij je activiteiten binnen de 4 kwadranten van de Eisenhower-matrix kunt indelen. De indeling van activiteiten wordt hierbij gemaakt op basis van twee criteria:
Urgentie
Een activiteit is urgent wanneer deze onmiddellijke aandacht vereist en geen uitstel duldt.
Belangrijkheid
Een activiteit is belangrijk wanneer je persoonlijk vindt dat het waarde heeft en bijdraagt aan jouw doelen. Wanneer we deze criteria in één model onderbrengen ontstaan de volgende vier kwadranten.
In de praktijk zie ik vaak dat belangrijke / niet urgente zaken (kwadrant II) ondergeschikt raken aan belangrijke urgente zaken en niet belangrijke urgente zaken (kwadrant I en III). We plannen te weinig, bereiden ons onvoldoende voor en stellen te gemakkelijk belangrijke dingen en belangrijk persoonlijk contact uit, omdat we ons de hele dag laten leiden door de onophoudelijks stroom aan e-mail, verstoringen, inefficiënte en ineffectieve gewoontes, of problemen die we misschien hadden kunnen voorkomen.
Ik denk ook even aan de verstoringen voortkomend uit kwadrant III, waarvan ik het soms ook zo lastig vind om het niet te doen. Een helpende gedachte kan zijn: als ik hier nu ‘ja’ tegen zeg, zeg ik misschien ‘nee’ tegen iets belangrijkers. Neem even de tijd en bepaal wat prioriteit heeft.
En dan kwadrant IV, het wordt ook wel het vluchtkwadrant genoemd. De hele dag in je e-mail werken is bijvoorbeeld ook zo’n kwadrant IV-activiteit. Heel verleidelijk, maar niet effectief.
Je kunt je persoonlijke effectiviteit enorm verhogen door meer gericht te zijn op de belangrijke taken in kwadrant II. Door hierop te focussen zal je productiviteit en kwaliteit verbeteren, waardoor bijvoorbeeld het “brandjes blussen” en het rechtzetten van fouten uit kwadrant I zal afnemen. Natuurlijk blijven er altijd urgente / belangrijke zaken, maar de balans tussen beide zal meer in evenwicht zijn.
Kwadrant II wordt ook wel 'het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap' genoemd. Om in kwadrant II te werken moet je proactief zijn, want kwadrant I en III zetten je onder druk. Om ‘ja’ te zeggen tegen belangrijke activiteiten uit kwadrant II, moet je leren ‘nee’ te zeggen tegen de bezigheden uit kwadrant III en IV. Daar kan zelfs veel moed voor nodig zijn. Jij bepaalt welke zaken voor jou belangrijk zijn. Ze vloeien voort uit de doelen die jij voor jezelf hebt geformuleerd. Het zijn de activiteiten die impact hebben. Die jou, jouw team, of jouw bedrijf daadwerkelijk een stap verder brengen. Maak keuzes, durf nee te zeggen en durf te schrappen. Meer bereiken door minder te doen.
Alle deelnemers aan mijn trainingen ontvangen altijd een lege Eisenhower-matrix. Mocht je een werkdag achter de rug hebben, waarop je heel hard hebt gewerkt, maar niet de dingen hebt gedaan die je wilde doen, dan is het een goed idee om alle activiteiten eens op deze matrix in te vullen. Het geeft heel mooi inzicht in welk kwadrant je hebt gewerkt, in hoeverre deze activiteiten hebben bijgedragen aan jouw doelen en wat je hierin wilt veranderen.
Wil jij dit ook inzichtelijk maken voor jezelf? Dan kun je deze matrix downloaden.
En wil je graag meer tips ontvangen? Dan heb ik voor jou een e-book geschreven met 5 bewezen praktische tips voor het slimmer organiseren van je werk!
Tips, die jou direct winst opleveren, zodat je niet harder maar slimmer gaat werken!
Je kunt het gratis e-book hier downloaden>>
