E-mailverkeer terugdringen, dat willen we allemaal! De cijfers bevestigen wat we allemaal al lang weten: we zijn veel te veel aan het mailen. Volgens McKinsey besteden we 28% van onze werkuren aan het mailen. Dat is ruim meer dan 2 uren. Ontdek wat jij hieraan kunt doen!
Tijdens mijn trainingen wordt er veel geklaagd over de onophoudelijke stroom aan e-mail. Het lijkt wel of het een gewoonte is geworden om alles maar direct te mailen en elkaar te spammen. Vooral dat onnodige allen beantwoorden, met ‘Jan en alleman’ in de CC. En dan is de opbouw ook nog eens zo dramatisch, dat je het meerdere keren moet lezen om te begrijpen wat de essentie is.
Regelmatig laat ik in mijn training een filmpje zien: ‘e-mail, we gebruiken het allemaal. Maar is het echt zo efficiënt?’ Ik vraag dan of dit herkenbaar is. En wat denk je: in de meeste werksituaties is dit het geval.
Ik ben benieuwd of het voor jou ook herkenbaar is.
Ik denk eerlijk gezegd dat het niet eens bewust gebeurt. Het is een gewoonte geworden, mensen denken er niet meer bij na. En daar is natuurlijk iets aan te doen! Maak het bespreekbaar waardoor iedereen zich bewust wordt van dit gedrag. Maak afspraken over bewuster (is deze e-mail echt nodig?) en alleen met een duidelijke boodschap te mailen.
Hieronder vind je 8 afspraken die je heel eenvoudig kunt afstemmen en invoeren.
- Gebruik een duidelijke onderwerp regel (geen vraagje o.i.d.)
De lezer begrijpt waar het over gaat en de e-mail is op onderwerp eenvoudig terug te zoeken.
- Start de e-mail met de bedoeling. Bijvoorbeeld “verzoek | ter goedkeuring | ter info”
Ook dit dwingt jou om na te denken over het waarom van de e-mail en het is de lezer direct duidelijk wat de bedoeling is.
- Geef duidelijk aan wie actie moet ondernemen en wat je wanneer precies verwacht van de ontvanger
Hiermee voorkom je dat, als je 3 personen mailt, ze allemaal aan de slag gaan, of dat iedereen denkt: “dit pakt mijn collega wel op”. Als duidelijk is wat je van wie precies verwacht op welk tijdstip, dan kan de ontvanger het inplannen op een moment dat het hem/haar uitkomt. Hoe concreter, hoe beter.
- Maak het de ontvanger gemakkelijk (formuleer dusdanig dat ja/nee beantwoorden voldoende is)
Dit helpt enorm als je snel antwoord wilt. Bovendien is het ook nog eens een hele waardevolle delegeertip. Laat je medewerkers de oplossing voor een probleem bedenken en formuleren. Ze voelen zich verantwoordelijker (misschien is hun oplossing zelfs beter) en het scheelt jou veel uitzoekwerk. Een simpel akkoord van jou is dan voldoende.
- 'Allen beantwoorden’ selectief gebruiken
Doe dit alleen als het echt nodig is. Hoe vaak wordt dit in jouw situatie toegepast? Denk even aan het filmpje. 60 e-mails voor 1 besluit.
- Stuur indien echt nodig ‘CC’ alleen ter informatie – van ontvanger wordt geen actie verwacht
Zet jij vaak personen in CC, of sta jij zelf vaak in CC? Vraag naar de reden. Meestal is het een gewoonte, soms is het om de verantwoordelijkheid te delen. In veel gevallen is het volstrekt onnodig.
- Geen discussie via e-mail, een beller is sneller
Kijk uit voor discussie via e-mail, vooral als de toon van de e-mail minder prettig wordt. Persoonlijk bespreken is dan vele malen effectiever.
- Formuleer efficiënt en duidelijk
Stop met die ellenlange epistels, maar kom tot de kern. Maak het prettig leesbaar door gebruik van bullet-points en ook hier geldt: hoe concreter, hoe beter.
Lijkt het je een goed plan om dit op het werk eens onder de aandacht te brengen? Reken maar dat het wat oplevert. Maak het elkaar gemakkelijker door simpele afspraken.
En wil jij nog meer tijdwinst t.a.v. jouw e-mailafhandeling behalen? Leer o.a. hoe jij binnen een half uur per dag meer dan 30 e-mails kunt afhandelen, door te beslissen, te automatiseren en gebruik te maken van de functionaliteiten van MS Outlook.
Dat betekent dus iedere dag een lege inbox en 7,5 uren overhouden voor jouw kerntaken. En hoe jij daarnaast ook nog eens het maximale uit die 7,5 uur haalt? Je leert het allemaal in o.a. mijn online training timemanagement en organiseren met Outlook.
Lijkt het je wat? Meer informatie en de mogelijkheid tot inschrijven vind je hier>>
