Een opgeruimde en georganiseerde werkplek schept voor veel mensen orde, brengt overzicht, geeft voldoening, rust en zorgt dus voor minder stress.
Herken jij dit? Een vol bureau, een volle inbox, een agenda vol met afspraken, teveel taken en projecten en het lijkt bovendien wel of iedereen iets van je wil. Je wilt heel graag je afspraken nakomen, maar je loopt achter de feiten aan en je voelt dat dit niet goed is. En nu? Maak een start met het organiseren van je werkplek. Maar waar moet je beginnen?
Gelukkig werken de meesten in een gedigitaliseerde omgeving. Is dat voor jou (nog) niet het geval, dan zou ik de fysieke omgeving als eerste aanpakken. Plan voldoende tijd, deze tijd win je later gegarandeerd terug. Start met alle paperassen op je bureau. Daarna is de inhoud van je bureauladen en eventuele postbakjes aan de beurt. O ja en vergeet jouw tas niet. Met verbazing constateer ik soms wat er letterlijk aan een schouder hangt. Iedere dag weer...
Neem een beslissing over alles wat je tegenkomt. Bedenk bij ieder briefje, document, of dossier wat de eerstvolgende actie is. Kun je iets binnen 2 minuten afhandelen, verzamel dan al deze acties en plan tijd om alles, maar dan ook alles af te handelen. Duurt het langer dan 2 minuten, dan plan je deze actie in jouw agenda, of je zet het op je takenlijst.
Begin dus niet met de uitvoering van al het werk, want voor je het weet gaat heel veel tijd verloren aan minder belangrijke zaken. Is het nodig om een nieuwe structuur aan te brengen voor jouw planning, of wil je jouw huidige structuur optimaliseren? Dan is dit het moment!
Kom je dingen tegen die niet voor jou bestemd zijn? Zorg er dan voor dat het bij de juiste persoon terecht komt. Je komt vast ook zaken tegen waar geen actie aan hangt. Gooi het weg of archiveer het indien het belangrijk is en/of nog relevant kan worden. Verzamel alle zaken die je moet archiveren bij elkaar en plan op een later moment tijd in voor het maken van een overzichtelijk archief.
Neem een besluit over hoe je wilt archiveren. Dit is een mooi moment om over te stappen naar een digitaal archief. Ga het inscannen en sla de bestanden op in een logische en overzichtelijke mappenstructuur. Wordt het een tijdrovende klus, kijk dan of je het kunt delegeren.
Als het goed is heb je nu alle concrete acties uit alle papieren in beeld. Wil je hier een slimme methode voor inzetten, dan is mijn online clean desk training>> vast iets voor je.
Start met het creëren van een eenvoudige, maar voor jou logische mappenstructuur voor alle e-mail die je wilt bewaren. Daarna start je met het verwerken van alle e-mail uit jouw inbox, door net als bij de papieren, over iedere email een beslissing te nemen. Sleep de e-mail naar het bijbehorende aangemaakte agenda – of taakitem, stuur door, archiveer of gooi weg. Ga door totdat je inbox leeg is.
En op een gegeven moment bereik je het punt waarop werkelijk alles binnen jouw werkplek is doorlopen en over alles een beslissing is genomen. Dit noem ik het bereiken van jouw '0-punt'. Je hebt een compleet overzicht van alles wat speelt. En dat geeft een fantastisch opgeruimd gevoel. Alle ruis op de lijn is weg georganiseerd, met ruimte en overzicht als gevolg.
Als je vanaf nu, alles wat via jouw bureau of via e-mail binnenkomt behandelt zoals hierboven beschreven staat en je zet het in een haalbare planning, dan ben je een hele efficiënte werker. Je gaat tijd creëren om onder andere na te denken en te beoordelen of je ook echt effectief>>bezig bent en daar zit waarschijnlijk de meeste winst! Binnen o.a. mijn online training timemanagement en organiseren met Outlook>> vertel ik je alles hierover en leer ik je alle slimme mogelijkheden van MS Outlook in te zetten voor een optimaal en blijvend resultaat.
Ben jij nu geïnspireerd en gemotiveerd geraakt voor het behalen van jouw eigen '0-punt'? Heel veel succes! Het voelt heerlijk. Is het voor jou lastig om op eigen kracht het nulpunt te bereiken? Wil jij met een schone lei beginnen en meters maken door te leren organiseren onder mijn persoonlijke begeleiding? Ook dat kan. Neem gerust contact met mij op via info@organiseerhetgoed.nl en dan kijken we samen of en hoe ik jou het beste kan helpen.
