Let op. Dit is een training op zich! Dus zet je schrap als je een ijzersterke planning wilt.
Is het voor jou ook lastig om al het werk af te krijgen? Heb je het gevoel dat het te veel is waardoor je onrust ervaart? Je bent hierin echt niet de enige. 70% van de klanten die bij mij instappen ervaren dit en 30% is al redelijk georganiseerd en wil gewoon graag slimmer werken. (Een deel daarvan doet aan struisvogelpolitiek. Deed ik ook 😉).
Mijn advies: ga er ‘goed voor zitten’ en maak een ijzersterke planning voor jezelf. En beoordeel waar het anders, beter en slimmer kan. Plan hiervoor voldoende tijd, je verdient het gegarandeerd weer terug. Ik heb hierdoor meer dan de helft! van mijn uren terugverdient. Dat betekent dat wat ik eerder in meer dan 24 uren deed nu binnen 12 uren doe.
Ik heb het opgedeeld in stappen.
Stap 1:
Start met een minddump.
Schrijf alles, maar dan ook alles wat je MOET doen op. Net zo lang totdat je niets meer kunt bedenken.
Start alvast met het prioriteren en ga eventueel taken parkeren of schrappen, zodat overblijft wat je WILT doen.
Stap 2:
Orden hier al je terugkerende taken.
Groepeer ze in categorieën, noteer hoe lang elke taak duurt en of je het in de toekomst kan gaan standaardiseren, delegeren, automatiseren of elimineren.
Ik laat even een voorbeeld van mijzelf zien.
Stap 3:
Kijk naar de laatste kolom bij de taken die je hebt opgeschreven.
Stel jezelf deze vragen:
Stap 4:
Werk met Thema-dagen.
Bedenk op welk thema je elke dag de focus kan leggen. Het maakt dat je veel minder versnipperd werkt. Zo heb ik bijvoorbeeld een dag(deel) met vooral - calls met klanten – marketing en sales - administratie – (persoonlijke) ontwikkeling.
Toen ik nog als manager werkte plande ik op dinsdag (dat was de vergaderdag) zelfs de verstoringen in. Ik kwam tot niets, maar zag wel iedereen, zodat ik alle benodigde informatie kon halen en brengen.
Maar op woensdag als alle moeders met kleine kinderen vrij waren kon ik meters maken. En kijk natuurlijk ook wie wanneer werkt en wie je nodig hebt. Ik was ook scholingscoördinator en samen met de ‘secretaresse scholing’ regelden we echt alles binnen 1 dag op woensdag. (Meestal zijn dit functies van minimaal 24 uur).
Stap 5:
Werk met focusblokken.
Ga taken van dezelfde soort batchen. Dit voorkomt switchtasken. De voltooiing van een taak gaat 40% sneller, je bent veel minder foutgevoelig en het kost veel minder energie.
Kijk ook naar de verstoringen. Is het op woensdag of vrijdag rustig op kantoor of heb je een vaste thuiswerkdag, plan daar de focusklussen.
Bedenk verder wat voor jou de uren op een dag zijn waarop jij de meeste energie hebt. De uren waarop je het meeste 'strategische denkwerk' of juist het 'creatieve werk' gedaan kan krijgen. Voor de meeste mensen is dit in de ochtend (vóór 12.00 uur), maar misschien geldt dit niet voor jou? Zorg ervoor dat jij voortaan jouw 'beste' tijden kiest waarin jij jouw focusklussen gaat inplannen.
Stap 6:
Zorg voor routines.
Wat kan jij gaan doen om ervoor te zorgen dat jij gaat werken met een duidelijke planning? Zijn er routines of gewoontes die je kan implementeren?
Stap 7:
Ga aan de slag in je agenda en takenlijst.
Begin met het plannen van je week. Vergeet niet om ook een moment voor planning en reflectie in te plannen. En ook niet om gezellig een kop koffie te drinken met jouw leuke collega of jouw team!
Hoe je alle losse acties (vanuit je email, post its, actielijstjes, actiepunten uit de overleggen enz.) hierin meeneemt leer je in mijn training. En weet dat hier veel in te automatiseren valt! Gebruik categorieën voor een helder overzicht.
Waarom werkt dit zo fijn?
Stap 8
Rond je werkdag en werkweek af.
Rond iedere werkdag even af en maak je systeem up-to-date in een weekafsluiting.
Deze wekelijkse review is een perfecte manier om je taken- en projectenlijst op orde te krijgen en je agenda voor de komende week te plannen. En het is een uitstekend moment om te reflecteren op je week.
Echt alle deelnemers uit mijn training vinden dat je door deze review de week prettiger afsluit en met een beter plan de nieuwe week start. Je kunt het werk echt achter je laten (lees weekend vieren) en erop vertrouwen dat je begint met een nieuwe goed georganiseerde werkweek. Het voorkomt een knoop in de maag op zondagavond zoals een klant laatst vertelde.
Stap 9
Tijdschrijven
Wat ook helpt is om eens een poosje bij te houden waar jouw tijd naar toe gaat d.m.v. tijdschrijven. Heb jij geen idee waar jouw tijd naar toe gaat? Is het werk nooit klaar en heb je zelfs geen tijd om tijd in het plannen te investeren? Breng dan eens in kaart waar jouw tijd naar toe gaat / lekt. Ik heb het een half jaar bijgehouden en ik kwam tot zeer verrassende inzichten. Ik ben echt beter gaan plannen en wist precies welke workflows ik wilde optimaliseren.
Stap 10
Optimaliseren van je Workflows
Ik dacht dat ik het zo goed georganiseerd had, maar door het optimaliseren van mijn workflows heb ook ik nog weer zoveel gewonnen. Ik heb de afgelopen jaren mijn uren meer dan gehalveerd terwijl ik meer dan dubbel zoveel klanten help. Hoe je dat kunt aanvliegen zal ik later delen want deze blog wordt zo veel te lang 🤦♀️
️
Als je het gevoel hebt dat het volgen van deze stappen te omvangrijk is om uit te voeren, dan zou je ook kunnen kiezen voor het maken van een ‘sprint’ van bijvoorbeeld een dag(deel).
Stap 11
Sprints
Ik werk graag met sprints. Hiermee bedoel ik dat je bijvoorbeeld een dag of misschien wel een aantal dagen werkt aan een project. Iets wat veel tijd kost maar dat maar niet afkomt omdat dit tussendoor niet te regelen valt.
En probeer nu uit de belemmerende overtuigingen te blijven, zoals:
Hier wordt persoonlijk leiderschap aangesproken. En bedenk hoe je een eventuele overtuiging om kunt buigen die wel helpend is. Denken in 'wat kan er wel' helpt veel meer dan denken in 'wat kan er niet'.
Heb jij veel 'regelruimte' en als ik jouw baas zou zijn en dat belangrijke winstgevende project (in tijd, kwaliteit, geld of wat voor verbetering dan ook) komt af dan zou je per omgaande mijn toestemming krijgen!
Nu ben ik even heel benieuwd. Brengt jou dit in de actiestand? Denk je dat het je gaat lukken? Zou je hier veel meer over leren? En niet alleen leren, maar ook aanpakken? Niet hap-snap, maar volledig en compleet?
Zullen we anders samen een sprint trekken en toewerken naar vele uren tijdwinst?
Ik ben mijn huidige VIP-programma aan het loslaten, maar hier komt iets anders voor terug.
Een 30 dagen programma met veel begeleiding. In een kleine groep, met hele concrete opdrachten die je (deels) uitvoert in eigen tijd en deels in groepsverband. Ik ben deze 30 dagen op de achtergrond beschikbaar om mee te denken en te helpen. En we plannen een moment waarin ik één op één met jou meekijk en we samen aan de slag gaan, zodat het staat als een huis.
Dit programma ga ik alleen opzetten als hier voldoende belangstelling voor is. Wat ik nu al weet is dat de investering in tijd en geld binnen no time is terugverdiend. Een programma voor deelnemers die bereid zijn om te investeren, zodat je daarna kunt gaan profiteren.
Heb je belangstelling en werk je met Microsoft Outlook, mail me dan op info@organiseerhetgoed.nl en dan zet ik je op de interesselijst. Het verplicht je tot niets, maar zo kan ik je wel als eerste op de hoogte van dit nieuwe aanbod brengen.
Zo, dat was een behoorlijk lange blog maar je bent er doorheen 😅 Bedankt voor je tijd en aandacht. Heel veel succes met het plannen en organiseren!
Wie weet hebben we straks contact via de mail. Dat zou ik écht leuk vinden!
En wil je eerst meer weten over mij en mijn werkwijze, dan nodig ik je van harte uit voor mijn gratis masterclass waarin ik 5 tips met je deel voor het slimmer organiseren van je werk. Speciaal voor managers en andere 'regelfuncties' die uren tijd willen besparen.
